RPAによる「ふるさと納税」業務の効率化

クライアント業界・業種

自治体様、DMO様(観光地域づくり法人)

課題:ふるさと納税業務の効率化

ふるさと納税の利用率の高まりとともに、各自治体では、返礼業務の負担増加が問題として発生しています。主な業務としては、各種ふるさと納税ポータルサイトからの受注の取り込み業務、返礼品事業者様へのFAXやメールの発注業務、配送業者様への配送手配業務があります。

今回ご支援させていただいた自治体様は、DMO様(観光地域づくり法人)と連携し、これら業務の対応を行っていました。今回、DMO様とのつながりを通じて、分析屋としても業務効率化の課題に取り組むことになりました。

解決策

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)技術を用いて、業務の効率化を行いました。 以下の主な業務のすべてにおいてRPAでの自動化を実現しました。

  • ふるさと納税ポータルサイトからの受注の取り込み業務: サイトから、寄付データ(受注データ)をふるさと納税管理システムに自動で取り込み。
  • 返礼品事業者様へのFAXやメールでの発注業務: 各事業者様にFAX・メールによる自動発注。
  • 配送業者様への配送手配業務: 発注した各返礼品に対し、配送業者の配送システムを経由して配送手配を実行(配送システムの仕様で配送データを自動アップロード)

これにより、RPAを用いることで、ふるさと納税業務の効率化を汎用的に実現できることを示しました。

成果

月3000~4000件の受発注対応を2名(スタッフ1名と管理者1名)で対応できるようになりました。

DMO様からは、対応の成果につきまして、想定以上の効果が得られたとのお声をいただきました。

その他の実績

その他の実績もご紹介します。個別要望としてRPAでさらなる業務効率化を行ったケースとなります。

このケースでは「各事業者様への支払通知書の案内業務」に関しても、RPAを用いることで、「支払通知書作成から事業者へのメール配信」までを自動化することができました。 これまでは、業務時間として「データのダウンロードからデータの加工及び各事業者様へのメール配信」に毎月2時間程かかっていましたが、現在は実作業として行っているのは「RPAで作成した請求データのチェック業務」のみとなり、工数削減とヒューマンエラー減少に繋がりました。 DMO様からは「これこそRPAの得意領域ですね!」と感想もいただきました。

最新情報

個人情報利用目的等通知書

当社は、「分析で社会を豊かに」を企業理念として、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。 また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

  1. 当社はデータ分析等に関する事業、並びに従業員の雇用、人事管理等において取扱う個人情報について、適切な取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないための措置を講じます。
  2. 当社は個人情報の目的外利用を防止するため、必要な対策を講じる手順を確立し、 実施し、維持します。
  3. 当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
  4. 当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
  5. 当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
  6. 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかります。

 

【個人情報に関する苦情・相談窓口】 〒251-0052 神奈川県藤沢市藤沢484-1 藤沢アンバービル4階 株式会社分析屋 個人情報相談窓口 メールアドレス:privacy@analytics-jp.com TEL:0466-90-3288 (受付時間 月曜~金曜 9:00~18:00) FAX:0466-90-3289

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Notice of the Purpose of Use of Personal Information

For Candidates

Tricor K.K.
Personal Information Protection Manager
Naoto Kira, Managing Director
(Contact: Same as for Inquires)

 

This is to notify the purpose of use of personal information to candidates of employment. Please consent to the notice and apply for the position.

1. Acquisition, store and use of personal information
Our company shall use candidates’ personal information only for the purpose of determining employment and making contact.
2. Protection of personal information
Our company shall take the necessary and proper measures for the prevention of leakage, loss or damage of personal information.
3. Provision of personal information to a third party
Other than cases in which the provision of personal information is based on laws, we shall not provide personal information to a third party.
4. Entrustment of personal information
Our company may entrust the handling of personal information to other company.
5. Right of the person concerning personal information
Our company can respond to all of requests for the purpose of use, disclosure, correction of content, addition or deletion, stopping use, erasing, and stopping provision to a third party.
6. Voluntariness of the person’s provision of personal information
The personal information other than full name, address, birth date, sex, history of employment and contact information are voluntary. However, in the case where the information is not provided, we shall not be able to take them into account when determining which candidates to hire.
7. Return or disposal of personal information
In the case where we have to decline your employment, we shall dispose the documents provided in an appropriate manner.
8. Contact for Inquiry
If you would request for the notice of purpose of use, disclosure, correction of content,and stopping of use of personal information or for any other questions, please contact us as below.

 

106-0047
Oak Minami-azabu Building 2F
3-19-23 Minami-Azabu, Minato-ku, Tokyo, Japan
Tricor K.K.
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