事例紹介

クライアント業界・業種

自治体様、DMO様（観光地域づくり法人）

課題：ふるさと納税業務の効率化

ふるさと納税の利用率の高まりとともに、各自治体では、返礼業務の負担増加が問題として発生しています。主な業務としては、各種ふるさと納税ポータルサイトからの受注の取り込み業務、返礼品事業者様へのFAXやメールの発注業務、配送業者様への配送手配業務があります。

今回ご支援させていただいた自治体様は、DMO様（観光地域づくり法人）と連携し、これら業務の対応を行っていました。今回、DMO様とのつながりを通じて、分析屋としても業務効率化の課題に取り組むことになりました。

解決策

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）技術を用いて、業務の効率化を行いました。 以下の主な業務のすべてにおいてRPAでの自動化を実現しました。

• ふるさと納税ポータルサイトからの受注の取り込み業務： サイトから、寄付データ（受注データ）をふるさと納税管理システムに自動で取り込み。
• 返礼品事業者様へのFAXやメールでの発注業務： 各事業者様にFAX・メールによる自動発注。
• 配送業者様への配送手配業務： 発注した各返礼品に対し、配送業者の配送システムを経由して配送手配を実行（配送システムの仕様で配送データを自動アップロード）

これにより、RPAを用いることで、ふるさと納税業務の効率化を汎用的に実現できることを示しました。

成果

月3000～4000件の受発注対応を2名（スタッフ1名と管理者1名）で対応できるようになりました。

DMO様からは、対応の成果につきまして、想定以上の効果が得られたとのお声をいただきました。

その他の実績

その他の実績もご紹介します。個別要望としてRPAでさらなる業務効率化を行ったケースとなります。

このケースでは「各事業者様への支払通知書の案内業務」に関しても、RPAを用いることで、「支払通知書作成から事業者へのメール配信」までを自動化することができました。 これまでは、業務工数として「データのダウンロードからデータの加工及び各事業者様へのメール配信」に毎月2時間程かかっていましたが、現在は実作業として行っているのは「RPAで作成した請求データのチェック業務」のみとなり、工数削減とヒューマンエラー減少に繋がりました。 DMO様からは「これこそRPAの得意領域ですね！」と感想もいただきました。

実現方法の詳細は、こちらの記事 をお読みください。図で具体的に説明しています。

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